이메일로 공모전 낼 때, 제목과 파일 이름부터
이메일로 내는 공모는 폼 제출보다 자유로워 보입니다. 그래서 제목과 파일 이름이 제각각이 되기 쉽습니다. 접수 담당자가 본문을 열기 전에 보는 것은 제목, 보낸 사람, 첨부 파일 이름입니다. 저는 이 세 가지를 요강에 맞춰 먼저 적고, 그다음에 본문을 씁니다.
제목은 찾는 사람이 바로 보이게
요강에 제목 형식이 있으면 그대로 따릅니다. 형식이 없으면 공모명, 부문, 작품명, 응모자 이름을 짧은 순서로 넣습니다. 작성 예시를 들면 이렇습니다.
[시민 아이디어 공모] 일반 부문 / 정류장 안내 한 경로로 / 홍길동
앞머리가 공모명이면, 같은 계정으로 여러 공모를 받는 담당자도 목록에서 바로 고를 수 있습니다. ‘제안서 보냅니다’, ’응모합니다’처럼 공모명이 없는 제목은 피합니다.
파일 이름은 요강의 규칙을 그대로
공고에 파일 이름 규칙이 있으면 그 규칙을 한 글자도 빼지 않습니다. 규칙이 없으면 ’공모명_작품명_응모자명’처럼 제목과 같은 정보를 파일에도 넣습니다. 공백과 특수문자, 너무 긴 한글 경로는 열어 보는 환경에 따라 깨질 수 있어, 필요한 경우만 씁니다.
확장자는 요강이 정한 것을 따릅니다. PDF를 요구하는데 편집 파일만 넣거나, HWP를 요구하는데 DOCX만 넣으면 내용과 별개로 접수가 어긋날 수 있습니다. 보내는 전에 첨부 파일을 직접 열어 보고, 페이지 수와 빈칸, 서명란을 확인합니다.
압축 파일은 요강이 원할 때만 씁니다. 미리보기가 되지 않는 첨부는 담당자의 확인을 한 단계 더 늦춥니다.
본문은 짧고, 목록이 보이게
본문에는 공모명, 부문, 작품명, 응모자 이름, 연락처, 첨부 목록만 적습니다. 제안의 긴 설명은 첨부 안에 두고, 메일 본문에 다시 풀지 않습니다. 작성 예시는 아래와 같습니다.
- 공모명: ○○시 시민 아이디어 공모
- 부문: 일반
- 작품명: 정류장 안내를 한 경로로
- 응모자: 홍길동 / 연락처
- 첨부: 제안서 PDF 1부, 신청서 PDF 1부
예시에 쓴 작품명과 이름은 설명용입니다. 실제 제출작의 제목을 공개용 글에 옮기지 않습니다.
보낸 뒤에도 할 일이 있습니다
지정된 주소만 쓰고, 숨은 참조나 개인 계정을 섞지 않습니다. 보내는 계정은 회신이 가능한 주소여야 합니다. 보낸 메일함에서 첨부 개수와 제목을 다시 확인하고, 자동 회신이 오면 그 메일과 접수 안내를 함께 저장합니다.
마감 시각이 임박했을 때는, 큰 파일을 여러 번 고쳐 보내지 않습니다. 최종본 하나를 보내고, 정정이 필요하면 요강이 정정 방법을 정한 경우에만 따릅니다.
이메일로 받는 공모의 공고와 마감은 찬집에서 확인할 수 있습니다. 글을 붙이기 전에, 제목과 파일 이름만 먼저 적어두면 접수가 한결 단정해집니다.